保育園入園に欠かせない就労証明書って?提出のステップや気になる疑問について解説します

子育て

就労証明書は、認可保育園へ子どもを預けたい場合に欠かせない書類です。この記事では、就労証明書を提出するまでのステップから気になる疑問について解説します。認可保育園への入園を検討している方は、ぜひチェックしてください。

保育園に欠かせない書類「就労証明書」

子どもを保育園に通わせるために欠かせない就労証明書。まずは就労証明書について以下の3つに分けて理解を深めておきましょう。

  • 就労証明書とは?
  • 就労証明書が必要な理由
  • いつ提出すればいい?

就労証明書とは?

就労証明書とは、働いていることを事業所が証明する書類です。地域ごとに就業証明書や在籍証明などと名前が異なる場合がありますが、同じ役割を果たします。記載項目には、以下のようなものが挙げられます。

  • 働いている人の情報(住所や氏名)
  • 子どもの情報(名前や生年月日)
  • 勤務地情報(所在地や事業所名)
  • 入社日
  • 雇用形態
  • 職務内容
  • 勤務日数や労働時間

参考:就労証明書に関するよくあるご質問 | 中野区公式ホームページ

就労証明書が必要な理由

保育園は「仕事や介護などの事情で子どもを家庭で保育できない保護者のための施設」です。そのため、認可保育園へ通わせるには保育できない事情を証明し、自治体から「保育の必要性」を認めてもらう必要があります。

そこで働いていることを、事業所などが証明する書類が就労証明書です。自治体は就労証明書に記載された労働時間などをもとに、保育の必要性が高い家庭から認可保育園の入園を決定します。

いつ提出すればいい?

就労証明書の提出時期は、申し込み時と次年度も通園する場合の2回です。それぞれの提出時期は以下の通りです。

  • 申し込み時:前年の11月頃(4月入園の場合)
  • 次年度も通園する場合:毎年1月頃

申し込み時以外にも、継続して通わせたい場合は提出忘れに注意しなければなりません。また、転職や転勤など働き方に変化があれば、その都度提出が必要です。

【就労形態・生活状況別】就労証明書の書き方

就労証明書は、原則勤務先に必要項目の記載が求められます。しかし、自営業やフリーランス、育休中の方など、特定の就労形態や生活状況にある場合は記載方法が異なります。

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.正社員のパターン

正社員の場合、本人による記載欄を除き、基本的に勤務先の担当部署に記載を依頼します。担当部署が離れた場所にあるか、忙しい時期に依頼すると、書類の処理に時間がかかることも考えられます。

そのため、必要な日にちを確保して余裕を持って依頼することが望ましいです。適切なタイミングでの手続きが、スムーズな手続きの鍵となります。

2.アルバイト・パート社員のパターン

アルバイト・パート社員の就労証明書の取得においても、記載の大部分は勤務先にお願いする形になります。

正社員のパターンと同様に、手続きに時間がかかる可能性を考慮して、早めに依頼しましょう。シフト制の勤務や出勤が不定期の方は、特に注意が必要です。

さらに、保育園入園を希望する場合、地域や施設によっては、労働時間に特定の基準が存在します。たとえば、東京都中野区では、月間の労働時間が48時間以上が条件とされており、より長く労働する方が入園の優先順位に恩恵を受ける仕組みが取られています。

3.自営業・フリーランスのパターン

自営業者やフリーランスの方が就労証明書を取得する際は、勤務先からの発行を求めることができないため、ご自身で該当書類を作成します。

ただし、もし業務委託の契約が存在し、委託先が就労証明書を発行することに同意してくれる場合は、それを基に証明書を取得できます。この場合、ご自身での記載は不要です。

また、確実性を高めるために、直近の確定申告書(一表・二表)や、源泉徴収票のコピーをあわせて提出することが推奨されます。

4.育休取得中のパターン

育休中の方も、勤務先から就労証明書の取得が可能です。手続きとしては、証明書の原本を勤務先へ郵送し、必要事項を記載して返送してもらう方法が考えられます。

スムーズな手続きのために、以下の情報をあわせて送付するのがおすすめです。

  • 所属する部署の名前
  • 証明書を受け取りたい期日
  • 証明書を返送してもらう住所や連絡先を明記した書類

5.夫婦別居のパターン

単身赴任など、何らかの事情により夫婦が異なる市区町村に居住している場合、保育料の計算には正確な課税情報が必要です。そのため、双方からの就労証明書と源泉徴収票の提出が求められます。また、どちらか一方がまとめて書類提出するケースが一般的です。

しかし、特定の事情で一方の書類が取得できない場合、一部の市区町村では「ひとり親であることの申立書」などの対応策を用意しています。夫婦別居の状況下でも、必要書類の提出に関する市区町村の指示や対応を確認し、適切に手続きを進めることが重要です。

就労証明書を提出するまでの3つのステップ

 就労証明書を提出するまでには、以下の3つのステップがあります。

  1. 就労証明書の原紙を手に入れる
  2. 会社・勤務先に記入を依頼する
  3. 自治体の担当窓口へ提出する

証明書の原紙を手に入れ、必要事項の記載・提出まで早ければ1ヶ月程度で完了します。一つひとつの手順は難しくありませんので、ポイントを押さえてスムーズな提出につなげましょう。

1.就労証明書の原紙を手に入れる

自治体や保育園などで就労証明書の原紙をもらいます。説明会などにて資料と一緒に配布されることもあるでしょう。また、自治体の窓口まで訪れることが難しければ、Webサイトからダウンロードもできます。

ただし、焦って早めに準備しても無効になる場合がありますので、入手するタイミングに注意しましょう。多くの場合、就労証明書は締切日から3ヶ月以内に発行したものと定められています。

参考:入園関係書類ダウンロードページ | 岡山市

2.会社・勤務先に記入を依頼する

会社や勤務先に就労証明書の記入を依頼します。人事や労務、総務などの部門に就労証明書の原紙を渡し、必要事項の記載を依頼します。

派遣労働者の場合は勤務先ではなく、派遣元の会社に記入をお願いします。いずれの場合も提出期限と受け取りを希望する日時を先に伝えておき、伝達ミスがないようにしておくことが重要です。

また、子どもの名前や生年月日などこちらが記入する欄を先に埋めておくと、会社もスムーズに作成してくれるでしょう。

3.自治体の担当窓口へ提出する

就労証明書を会社から受け取ったら、各自治体の受付窓口に提出します。直接窓口へ提出しても構いませんし、郵送でも問題ありません。この場合、受付時間や郵便での送達日数を考えて、ゆとりを持った提出を心がけましょう。

また、利用条件が定められていますが、オンラインでの申請を受け付けている自治体もあります。どちらの場合も、提出期限直前に慌てないように、提出までの手順を含めてよく確認してみてください。

就労証明書以外に提出を求められる書類

就労証明書以外に保育の必要性を示すため、その他の書類提出が要求されます。以下、求められる書類内容の詳細です。

書類の種類内容
開業届開業届は、個人事業を開始した際に税務署に提出する書類であり、個人事業主やフリーランスの方が対象です。開業届が未提出の場合、内職として扱われることがあります。保活の点数では、個人事業主のほうが内職よりも点数が高いとされます。
収入証明書個人事業主やフリーランスの方が対象です。自治体により必要項目は異なるため、発注書や納品書、支払調書などで代替可能な場合もあります。
母子健康手帳妊娠・出産により、他の子どもの保育が難しい場合、母子健康手帳のコピー提出が求められるケースがあります。
疾病、障がい疾病や障がいなどにより保育が難しい場合、医師の診断書や障がい者手帳、保健福祉手帳のコピー提出が求められるケースがあります。
介護、看護家族の介護や看護により保育が難しい場合、介護・看護申立書の提出が求められるケースがあります。また、被災している場合や子供の就学などの理由でも保育利用が考慮されます。必要書類は自治体により異なるため、確認が必要です。

提出書類の詳細は、市役所や関連の窓口に問い合わせると回答がもらえます。提出書類に不備がないよう、事前に確認しておくのがおすすめです。

就労証明書で気になる4つの疑問

入園希望の申請に欠かせない就労証明書ですが、気になる疑問には以下の4つが挙げられます。

  1. 期日までに間に合わない場合はどうする?
  2. 個人事業主の場合は?
  3. 仕事を辞めたときはどうする?
  4. 勤務時間などの変更があったときはどうする?

ここではそれぞれの気になる疑問について対応策などを解説します。

1.期日までに間に合わない場合はどうする?

勤務先の事情などで就労証明書が期日までに間に合わないことも考えられます。勤務先によっては、就労証明書の発行に時間を必要とする場合もあり得るでしょう。

どうしても申請書類の提出期限までに間に合わない場合、問い合わせ窓口にその旨を伝えてみてください。先にそろっている書類を提出するなど代替案を示してくれることもあるかもしれません。

2.個人事業主の場合は?

個人事業主やフリーランスなどの働き方の場合、自分で就労証明書の作成が必要です。個人事業主の場合は、1日のタイムスケジュールや仕事をしている日数、第三者が見ても実態を把握できる資料の提出を求められることがあります。

就労証明書以外にも提出を求められることが多い資料には、以下のようなものが挙げられます。

  • 開業届の控え
  • 確定申告書
  • 青色決算申告書
  • オフィスや店舗の賃貸借契約書
  • 支出明細

3.仕事を辞めたときはどうする?

退職すると、保育の必要性がなくなるため、保育園を利用できなくなります。しかし、退職してすぐに退園、とはならず3ヶ月程度の猶予期間が設けられています。

その間に次の仕事を見つけられれば引き続き保育園を利用できます。転職活動を行う場合、手続きが必要となりますので、覚えておきましょう。

自治体ごとに求められる手続きは異なりますが、内容変更届や求職活動申立書などの提出を求められることがほとんどです。

4.勤務時間などの変更があったときはどうする?

勤務時間が変わるということは、保育の必要事由が変わることを意味します。勤務時間の変更としては、勤務時間が8時間から6時間に短縮される場合や、勤務日数が減る場合などが挙げられます。

必要事由に変更がある場合は、前月までに保育園や窓口へ提出しましょう。締切となる日にちについては自治体によって違いがあります。勤務状況に変更がある場合は、事前に保育士へ相談しましょう。

まとめ

保育園の就労証明書について解説しました。認可保育園へ通うには自治体から「保育の必要性」を認めてもらう必要があり、就労証明書からその必要性が判断されます。また、提出は毎年必要となることに注意が必要です。就労証明書に関するポイントを理解して、ゆとりを持って提出できるように準備しておきましょう。

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